會(huì)議安排方式

(一)安排方式：這(zhè)裡(lǐ都大)有幾種(zhǒng)方法來處理會(huì)議的團體住宿，最簡單的方法是由綠拍與會(huì)者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟海業利益來說(shuō)最好(hǎo從店)是由主辦單位預定房間，如果不事(shì)先保留房間，微站會(huì)産生下列問題:

1．遇到旺季，飯店可能(néng)將(j長黑iāng)房間賣出，這(zhè)樣(yàng)會(huì)迫使與匠得會(huì)者住在距離會(huì)場較遠的地方。

2．與會(huì)者可能(néng)拿不到優惠價格，因通數爲個人無法有講價的能(néng)力。

3．會(huì)場租金可能(néng)較高(如會(huì)場也在放在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。 什家 

(二)住宿程序：一旦預訂的房間決定後(hòu)，決定用哪4種(zhǒng)基東水本住宿程序是你需要的：

1．告訴飯店所有與會(huì)者住宿經(jīng)由團體(主辦單位)訂房卡或問大申請表爲憑。

2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表爲憑證。

3．經(jīng)由專業會(huì)議服務公司代爲處理。

4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負責。

(三)預定會(huì)議住宿的方式：會(huì)議期間可能(néng)需要科能大量的房間，這(zhè)些都(dōu)必須事(shì)先預他人訂，否則會(huì)造成(chéng)住宿方面(miàn)的問題，特别是遇路音到旺季，可能(néng)找不到房間可以住，在此針對(d微頻uì)會(huì)議住宿的方式分别作說(shuō)就線明。   

訂房卡：如果會(huì)議需要住宿的人數不多的話，可以直接向(xiàng)飯吃長店或會(huì)議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位随同路些會(huì)議通知寄上訂房卡再由與會(huì)者睡線直接向(xiàng)飯店訂房。  

　　這(zhè)份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事(shì)用腦先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對(duì)房價、訂金等事(shì為學)項是否有誤，通常飯店會(huì)希望注明如果訂金的生沒(méi)有收到前無法确認，另外也可以注明有任何稅金或服務費。國又  

　　另外（還(hái)有一點也很重要，就(jiù)是強調訂房截老兒止日，以鼓勵與會(huì)者盡早預訂。截止日的訂定是與飯科家店在簽訂合約前同意的）。

住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費。將(jiā唱和ng)一份表格寄給你邀請的人，白你要求他填寫陪同人員名字，希望哪種(zhǒng)房間，抵達與離開熱站(kāi)日期，將(jiāng)表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴西要飯店收款方式，内容包括：

1．注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。

2．注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

3．房間隻保留到抵達日的下午6時(shí)，還(hái)是由邀請單位長算全權負責。

4．要求飯店在寄上确認信前，先由邀做門請單位核對(duì)後(hòu)再分别寄給拿年他們。

　　一旦房數被(bèi)确定後(hòu)，住宿局／森兵觀光局會(huì)提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然後(hòu舊關)再由主辦單位與飯店業務代表談房價。

　　如果可能(néng)，最好(hǎo)實際去看一下使用飯店房間的設離火備，這(zhè)不但有助于你房價的講價，同時(s拍兒hí)提出一些與會(huì)者可能(néng)會(huì)問的問題，們子請飯店人員答複，同時(shí)也可以了解飯店預訂作業和前台服務情形。

   特别預訂：有些會(huì)議籌辦人在南可所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特别處理，例如：總計黃到預訂400間，40間爲VIPs(貴賓)使用，其餘360間爲與會(huì國舞)代表，使用特别預訂是因爲有些記者和參展商都(d冷區ōu)要特别小心接待。

     詳細與飯店業務代表讨論細舞麗節，并訴諸文字，彼此要了解：

1．特别預訂多少房間，什麼(m問拍e)類别和房價。

2．預訂的作業程序。

3．什麼(me)時(shí)限内未使用的房間轉到一般拿離預約中。 

　　在決定特别預訂前，可能(né熱可ng)需要不同表格，對(duì)參展廠商的表格可以用不農裡同顔色或注明特别截止日，對(duì)于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己花空處理他們的住宿安排。

　　工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會(huì)者住宿安排開(kāi遠紅)始前，先分派好(hǎo)工作人員住宿和免費房間。&n訊不bsp;

　　一般來說(shuō)工作人員及免費房間的住房表長生直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、坐議職稱或注明他(她)在會(huì)議中的工作角色、需要什麼(me)類型房間、見還抵達與離開(kāi)日期、如果不是免費房間裡農，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住子用的房價通常會(huì)提供較優惠價格內飛，來降低主辦單位的成(chéng)本。 &nbs也國p; 

　　最好(hǎo)注明他們的身票計分，因爲飯店經(jīng)常根據西花你這(zhè)份住房表提供貴賓(算海逮VIPs)特别禮遇(如送水果、小禮物等)，商火你可能(néng)也希望將(ji器鄉āng)确認函直接給你，由你核對站鐵(duì)無誤後(hòu)再寄給貴賓或工作人員。 

(四)住宿表格的内容：住宿表格通常由會(huì)議籌辦人草拟、由主辦單黃他位印制，但準備表格前先确認有關作業原則，例如截止收為知件日、确認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。 

　　雖然有些住宿表格對(duì)某一特定團體要求一些額外資料，一般吃問标準表格包括下列内容：

1．主辦單位名稱。

2．會(huì)議名稱。

3．會(huì)議日期。

4．會(huì)議地點。

5．收件截止日期。

6．确認函回信地址。

7．各飯店的房價。

8．稅金明細。

9．飯店的地理位置圖。

10．注明項目：

(1)選擇飯店偏好(hǎo)。

(2)哪種(zhǒng)類型房間。

(3)訂房人名字。

(4)抵達日期時(shí)間。

(5)離開(kāi)日期。

11．注明訂金支付。

12．注明有關取消和更改處理方法。

13．注明什麼(me)時(shí)候由誰寄發(fā)确認函。

14．注明接受或不接受電話詢問和預訂。

15．如果接受信用卡注明哪種(zhǒng)信用卡、喝又号碼、到期日和簽字。

16．填寫名字、地址、電話以便寄确認函。

17．爲了避免誤解，如果在表格中沒(mé黃制i)有注明房間類型時(shí)，最好(hǎo)提供鐘務住宿資料。

(1)單人房：一個人住，一張床。

(2)二人房：兩(liǎng)個長門人住，一張床。

(3)雙人房：兩(liǎng)個麗什人住，二張床。    &林業nbsp;

　 (五)作業程序：基本上住宿安排是相當複雜與耗時(sh下為í)間的工作，記錄有關各類房間的存量，回答各種(zhǒng)問題，解音笑決個人住宿問題以及將(jiāng)住房資照報告轉給飯店與會(huì)議籌辦人，所有作業程序務必盡量快速與準确。最好(hǎ兒車o)去拜訪飯店，熟悉他們的作業程序，例如如何處理截止日以後(h森機òu)的住房預訂。 

場地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定得章要對(duì)于使用飯店的設備特别了解，要帶領負責住宿的工作人員到飯店，由件笑各飯店業務人員一一介紹，以便到時(shí)候回答與會少朋(huì)者的問題。  

确認：通知與會(huì)者收到他們的住宿表格和确認他們費森的房間，有些主辦單位并不通知與會(huì)者見低收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)确認函。最好(花東hǎo)收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知，因爲有些唱大飯店比較晚才寄發(fā)确認函。  

　　經(jīng)常從會(huì)議籌辦動鄉人那裡(lǐ)聽到的抱怨是爲什麼(me)一段時(shí)間還(hái)沒(要物méi)有收到确認。這(zhè)時(懂新shí)候與會(huì)者已經(jīng)打長(土子cháng)途電話到主辦單位詢問或者已打電話到他腦舞第一選擇的飯店去查詢，也可能(néng)他第一選擇的飯店沒(méi師光)分配到，與會(huì)者會(huì)接二連三打電話詢問他房間分配的情形是時，因此回函通知或盡快确認房間可減少長(cháng)途電話的催詢。師劇另外如果你能(néng)盡速處理也可以減少詢問的電話，爲了減少不必說廠要的電話，最好(hǎo)注明在收到住宿表格後(場媽hòu)多少天内回複。 

　住宿報告：所謂住宿報告是在一段時(shí)間拍北内各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預訂多少間飯店、每個飯店多少房著女間、多少間房間已經(jīng)被(bèi)他要訂、還(hái)有多少間沒(méi)有被(bè大算i)訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照音聽與會(huì)者名字、國(guó)家、單位山時、到達日期或地理位置排列。大會(huì)結束後(hòu)，會(huì)議籌辦入那不應會(huì)提供一份完整的各飯輛林店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對(du腦冷ì)照，看看有多少人臨時(shí)取兒通消和no-show以及有哪些人最後(hòu)才直接向(xiàng)完但舊成(chéng)房間預訂一旦決定了使用的飯店，飯店船理訂房表格和住宿作業單會(huì)寄給各飯店。

　飯店的合約書中詳細記載了價格和房間類型，爲了使作業有效率，飯些微店給的價格要确定，而不是在某個價格女很範圍之間。很多飯店不熟悉主辦單女山位住宿委員會(huì)作業方式，因此附上詳細說(shuō)明給飯店，這(zh木內è)樣(yàng)飯店就(jiù亮報)能(néng)知道(dào)，所有訂房和取消還(hái)是要轉回來。取消訂知愛房可以重新分配，盡量使訂房保持原來預訂的。到區隻有住宿委員會(huì)有權接受訂房，如果飯裡低店也接受訂房會(huì)造成(ch呢電éng)重複現象，這(zhè)是會(huì)議籌辦人的麻做間煩。   笑花

　(六)住宿服務：大型國(guó)際會(huì)議參加人數高達上千人甚至海信于有上萬人的會(huì)議，預訂房間是相當耗時(shí)又耗人力的日民工作，在國(guó)外有住宿局(Housing慢雨 Bureau)協助，住宿局通常在會路在(huì)議局下面(miàn)，專門提供國(guó)外與會(hu個湖ì)者住宿方面(miàn)協助，由于屬于政府機構，因此可提供免費服務，場樂但不是每個國(guó)家都(dōu)有住宿局。有些街間國(guó)家有住宿服務公司，可提供住宿服務，但要支付服務費。如果沒(méi)水可有以上兩(liǎng)種(zhǒng)服務，主辦兵北單位必須自行成(chéng)立住宿委員會(huì)來處理國(guó)外與男拍會(huì)代表住宿事(shì)宜，以下分别針對(duì)這(zh大算è)三種(zhǒng)服務内容做說(shuō)明。  

　　住宿局：通常大型會(huì)議才會分風(huì)使用住宿局的服務，有些國(gu近南ó)家沒(méi)有住宿局，但是也有當地觀光局可提供這(zhè)項服務，而這時睡(zhè)項服務也通常免費，會(huì子高)議局提供這(zhè)項服務的前提是至少要使用某一會也定數量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少于這(z著雜hè)個數目建議你使用住宿卡直接由飯店負責。但是仍然有例外情慢志況，觀光局會(huì)同意負責住宿方面(miàn)事(shì)項。首先你區亮要提供下列資料：

1．過(guò)去訂房數量(實際房間數與預定房間數嗎內)。

2．預期需要多少間房間。

3．抵達與離開(kāi)的情形。

4．成(chéng)本考慮(與會(huì)者對(duì)預算的光窗考慮)。

5．對(duì)位置的偏好(hǎo)(大部分飯店與會(huì)場彼此在步行做很範圍内)。

6．如果現在的與會(huì)者有不同于以前的偏好(hǎo)時(shí)，告訴紅算觀光局。

　　注：台灣沒(méi)有住宿局，而樂老觀光局也因爲人力有限，無法提供上項服務。

　　住宿服務公司：在國(guó)外有一些公花國司提供住宿服務，大部分是旅行業者，他們將(jiā靜體ng)機票、飯店住宿變成(chéng)一個旅行(travel pec花睡dage)；但是也有一些公司專門提供住宿服務并不我的牽涉旅遊。但是這(zhè)種(zhǒng場農)服務公司是要收費的。

　　基本服務内容：處理住宿卡(表格)、确認函、報表，有些公司可關身安排會(huì)後(hòu)住明又宿，這(zhè)通常不包含在訂房報告，并紅水提供人員在會(huì)議現場服務，以計費确定住房(check-in)與退房(check-out)順利進(j笑土ìn)行。在台灣仍由主辦單位自行處理或交給會(huì)議籌辦人代爲與各飯店接洽海但。 

　　自行成(chéng)立住宿委員會(huì)：以上兩(liǎng聽我)種(zhǒng)住宿服務比較适合大型國(guó)際會(huì)議，是吧但是對(duì)中小型會(huì)議，仍外美然要提供國(guó)外與會(huì)者住宿服務，因此要自行成(ché都喝ng)立住宿委員會(huì)。雖然如此，有些主辦單位對(duì)于大型國(gu微暗ó)際會(huì)議仍然自行成(chéng)立住宿委員會(huì)，爲何如此?身線有幾個因素：全盤控制住宿程序，立即掌握各飯店住房情形，立即資信掌握免費房間數目，最重要的還(hái)是直接服務客戶，中站如果會(huì)員中有任何問題或特别需求可以立即處理